El PMS se ha convertido en una de las herramientas más importantes para la gestión de un hotel. Se trata de un software también conocido como sistema de gestión hotelero, que consigue facilitar y gestionar las reservas y tareas administrativas.

Un PMS (Property Management System) es un programa muy específico desde donde se puede planear, organizar y administrar cualquier área del hotel de forma rápida y sencilla. Sin lugar a dudas, es una de las herramientas más imprescindibles para los hoteles ya que facilita las operaciones de reserva, recepción, seguimiento de tareas domésticas, gestión de canales y mucho más.

Ventajas de contar con un PMS para hoteles.

Actualmente hay una oferta muy grande de PMS para hoteles y dependiendo del que utilices obtendrás algunas funcionalidades u otras. No obstante, generalmente un buen PMS ofrece (o debería ofrecer) las siguientes ventajas:

– Ayuda a maximizar la rentabilidad.

Una de las grandes ventajas y funcionalidades de un PMS es que pueden transformar una gran cantidad de datos en información de mucho valor. La información que facilita este software permite decisiones precisas, eficaces y orientadas a conseguir los objetivos y logros esperados.

Estos valiosos datos mejoran la experiencia de los usuarios y permite a los propietarios conocer las preferencias de los consumidores, implementar las nuevas tendencias o contar con nuevas páginas web de comunicación.

– Mejora la experiencia del cliente.

El software PMS está pensado bajo la premisa de integración de sistemas. En pocas palabras, esa integración de sistemas logra facilitar que el personal encargado y de servicio pueda contar con acceso a los mismos datos según su departamento y competencias.

Hoy por hoy, las nuevas tecnologías facilitan el acceso actualizado por parte de los trabajadores, proveedores, clientes y encargados. Todo desde dispositivos móviles, relojes inteligentes, tablets etc.

Esto sin duda facilita la comunicación y garantiza que el cliente obtendrá una buena experiencia al mantener un trabajo coordinado en cada uno de los departamentos y personal del hotel.

– Permite tener una marca de éxito.

Una marca de éxito está totalmente relacionada en la forma en como ésta interactúa con los clientes. Como ya hemos mencionado, un PMS ayuda al hotel a ofrecer una gran experiencia de usuario, que sumado al seguimiento genera una fidelización.

El software facilita que el hotel ofrezca una grata experiencia, reflejada en el trato personalizado a cada cliente, conociendo sus preferencias, circunstancias, alegrías y muchos otros aspectos relevantes. Estos datos si son bien utilizados y aprovechados, serán asociados de manera positiva a la marca lo cual repercutirá de la misma forma en la rentabilidad.

– Aumenta la eficiencia y eficacia operativa.

Un PMS no sólo consigue manejar datos sobre los clientes, sino que ayuda a los hoteles a gestionar reuniones, eventos, conferencias y por supuesto la operatividad general del hotel.

5 Funcionalidades de un PMS que debes considerar.
Las funcionalidades que ofrecen los PMS son muy variadas. No obstante, las más importantes y que debería tener cualquier PMS implementado en el hotel son las siguientes:

– Gestionar las reservas.

Sin duda esta es una de las funcionalidades más importantes de un PMS. Desde este software puedes realizar la gestión de todos los tipos de reserva en un hotel. Estas reservas pueden ser de diversas fuentes, como agencias de viajes, OTAs, reservas directas o huéspedes sin reserva previa.

Asimismo se puede gestionar directamente las cancelaciones, bloquear habitaciones o tener un control adecuado de los clientes en lista de espera. Un PMS es la solución definitiva a problemas de disponibilidad, ya que si los datos son actualizados de forma correcta, el software es muy preciso en sus registros.

– Servicios Hospitality.

Un PMS te permitirá controlar y desarrollar los conocidos servicios Hospitality, es decir, servicios extras como la gestión de TV, el mini bar o el Internet entre otros. También esta funcionalidad es muy útil para la programación de actividades o el correcto funcionamiento del servicio de despertador.

– Control sobre el estado de las habitaciones.

Con este software podrás controlar desde un mismo sitio el estado de las habitaciones del hotel. En cualquier momento podrás visualizar si la habitación está desocupada, ocupada, bloqueada o si ya ha sido limpiada por el personal.

Por otra parte un PMS facilita detectar las necesidades de mantenimiento de las habitaciones. Eso quiere decir que podrás saber de inmediato cualquier mantenimiento que sea requerido y tomar las medidas para su reparación.

– Gestión de datos de clientes.

Los PMS crean una base de datos única con todos los datos de los clientes del hotel. Esta base de datos facilita una gestión mucho más optimizada y precisa.

Los datos que almacena el software son sobre los perfiles de los clientes. No sólo almacena datos básicos, sino que recopila mucha información útil y detallada. Informaciones tan precisas y detalladas son realmente útiles para poder personalizar ofertas o servicios para los clientes consiguiendo dos objetivos: mejorar la experiencia y aumentar la rentabilidad.

– Correcta gestión de las operaciones.

El software PMS te permitirá controlar de una forma eficiente todos los procesos financieros y flujo de operaciones en la gestión del hotel. Podrá llevar un control exacto sobre las cuentas por cobrar, las comisiones y fichas de huéspedes. Todo lo anterior es garantía de una facturación sana y sin errores que evite pérdidas innecesarias.

¿Cómo escoger el mejor PMS para tu hotel?

Para escoger correctamente el mejor PMS para tu hotel, debes tomar en cuenta si el software cumple al menos con las funcionalidades mencionadas anteriormente.

Los mejores PMS garantizan una gestión integral adecuada, lo que incluye todos los aspectos de operatividad del hotel, gestión del efectivo, precios y contratos, gestión de salones y eventos, Revenue Management o el control del departamento de pisos.

Por otra parte, el software debe ser fiable, seguro, fácil de utilizar, personalizable y que se pueda adaptar a las dimensiones del hotel, siendo capaz de conseguir la operatividad eficiente de un pequeño hotel hasta una cadena con cientos de establecimientos.

En este sentido, existen dos recomendaciones que cubren con creces todo lo que un PMS para gestión de hoteles debe tener: FrontHotel y LittleHotelier. Ambas opciones son las soluciones más completas en el mercado para la gestión de hoteles, contando con tarifas muy accesibles y servicios excepcionales.